Met deze privacyverklaring wil Mediaraven je zo helder en transparant mogelijk informeren over hoe wij omgaan met persoongegevens. We doen al het mogelijke om je privacy te waarborgen en gaan daarom zeer zorgvuldig om met je gegevens.

Mediaraven houdt zich aan de toepasselijke wetten en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR, verordening EU 2016/679).

Dit houdt het volgende in:

• Je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor je ze ons gegevens hebt.
• Bij de verwerking van je persoonsgegevens ons beperken tot enkel die gegevens die nodig zijn voor de doeleinden waarvoor we ze verwerken.
• Je uitdrukkelijk toestemming vragen als wij gegevens van je nodig hebben voor de uitvoering van onze activiteiten en verplichtingen.
• Passende technische en organisatorische maatregelen nemen zodat de beveiliging van je gegevens gewaarborgd is.
• Nooit persoonsgegevens doorgeven aan derde, tenzij dat nodig is voor de uitvoering van de doelen waarvoor je ons de gegevens gaf.
• Op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent je persoonsgegevens, je hierrond zullen informeren en deze rechten altijd zullen respecteren.

Mediaraven is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Mocht je na het doornemen van deze privacyverklaring contact met ons willen opnemen, kan dit via:

Mediaraven vzw
Smidsestraat 130
9000 Gent 
info@mediaraven.be

Toepassing

Deze privacyverklaring is van toepassing op deze personen:

• huidige en vroegere vrijwilligers
• deelnemers aan activiteiten
• klanten
• leveranciers
• partners
• personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten

Waarvoor we persoonsgegevens verwerken

Mediaraven verwerkt persoonsgegevens omwille van volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Administratie en dienstverlening aan leden en vrijwilligers, in uitvoering van een overeenkomst.
• Deelname aan activiteiten van Mediaraven, in uitvoering van een overeenkomst.
• Inschrijvingen voor vormingen en studiedagen, georganiseerd door Mediaraven, waarbij we toegangscontrole uitvoeren, servicemailings doen en je contacteren in geval van programmawijzigingen of annulaties.
• Het versturen van informatie over onze activiteiten, inclusief nieuwsbrieven en uitnodigingen, vanuit gerechtvaardigd belang.
• De uitvoering van de verplichtingen die voortvloeien uit onze subsidieovereenkomst met de Vlaamse Overheid.

Voor zover de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heb je altijd het recht om de gegeven toestemming terug te trekken.

Voor bovenstaande doelstellingen kunnen we volgende persoonsgegevens van je vragen en/of verwerken:

• Je persoonlijke identiteitsgegevens, zoals je naam, voornaam en adres.
• Privé-contactgegevens, zoals tefeloonnummer, e-mailadres en sociale media referenties (facebooknaam, twitteraccount,...)
• Identiteitsgegevens uitgegeven door de overheid, zoals je identiteitskaartnummer of je rijksregisternummer.
• Persoonlijke kenmerken: geboortedatum, geboorteplaats, geslacht/gender, nationaliteit.
• Financiële gegevens zoals je rekeningnummer, eerdere betalingen en betalingsvoorkeuren.
• Gegevens over eerder gevolgde opleidingen, vormingen, deelnames aan activiteiten of aanwezigheden bij activiteiten georganiseerd door Mediaraven.
• Audiovisueel materiaal, zoals foto's, video's en audiofragmenten.

We verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (zoals in een inschrijvingsformulier, contactformulier op de website, persoonlijk contact via mail of telefoon). We verzamelen dus geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van informatie die we ontvangen van partners en klanten die noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst met deze partners of klanten.

We gebruiken persoonsgegevens alleen voor de doelen waarvoor we de gegevens verkregen hebben.

Je gegevens aan Mediaraven verstrekken

De vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om deel te kunnen nemen aan activiteiten van Mediaraven.

Dit geldt niet voor audiovisueel materiaal: hierbij kan je er steeds voor kiezen om gegevens niet te verstrekken.

Het verstrekken van persoongegevens door ons aan gegevensverwerkers

Gegevens die je ons geeft, kunnen wij aan derde partijen (gegevensverwerkers) verstrekken als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doelen.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider)
• Hosten van onze eigen administratieve applicatie (via een externe hostingprovider)
• Hosten van onze websites (via een externe hostingprovider)
• Verzekering van onze deelnemers en vrijwilligers
• Verspreiding van onze nieuwsbrieven
• Communicatie via social media

We geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners waarmee we geen verwerkingsovereenkomst hebben afgesloten, of waarbij geen duidelijke bepalingen rond de verwerking van gegevens zijn opgenomen in de contractvoorwaarden. Met externe dienstverleners maken we de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

Het verstrekken van persoonsgegevens door ons aan ontvangers

In een aantal gevallen geven we je persoonsgegevens door aan derden, zonder dat zij die gegevens verder verwerken. Dit gebeurt om volgende redenen:

• Vormingsmedewerkers, begeleiders en deelnemers kunnen een deelnemerslijst krijgen voor activiteiten die ze zelf bijwoonden.
• In het kader van de uitvoering van de verplichtingen die voortvloeien uit onze subsidieovereenkomst met de Vlaamse Overheid, maakt Mediaraven elk jaar een overzicht op van deelnames aan de verschillende activiteiten. Dit overzicht wordt aan de Vlaamse Overheid bezorgd.

Met deze partijen maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van je gegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij die wettelijk verplicht en toegestaan is (bijvoorbeeld omwille van een gerechtelijk bevel of in het kader van een gerechtelijk onderzoek).

Wij verkopen of verhuren je persoongegevens nooit en geven ze ook nooit door aan derden voor commerciële doelen. We kunnen je persoonsgegevens wel doorgeven aan derden als je ons hier expliciete toestemming voor geeft. Je hebt altijd het recht deze toestemming in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Je gegevens kunnen doorgegeven worden aan partijen die gevestigd zijn in landen buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval worden je gegevens beschermd door specifieke contractuele verplichtingen, overeenkomstig de verplichtingen van de Europese privacy regelgeving.

Bewaartermijn

Mediaraven bewaart je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor ze verstrekt zijn. We nemen daarbij de termijn die noodzakelijk is om aan wettelijke vereisten te voldoen (bv. voor boekhouding of subsidieovereenkomsten) in acht. Bewaartermijnen kunnen per doel verschillend zijn.

Beveiliging van gegevens

Mediaraven nam en neemt passende technische en organisatorische maatregelen om je persoongegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. Zo hebben wij bijvoorbeeld volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens Mediaraven je gegevens kunnen bekijken of verwerken, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op alle systemen en toestellen waarmee iemand toegang kan hebben tot persoonsgegevens.
• We anonimiseren gegevens en zorgen voor encryptie als daar aanleiding toe is.
• We gebruiken up to date virusscanners en firewalls om ongewenste toegang tot gegevens te vermijden.
• We maken systematisch back-ups van persoonsgegevens om ze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
• We testen en evalueren geregeld onze maatregelen en sturen die bij indien nodig.
• Al onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van bescherming van persoonsgegevens. Ze volgen hiervoor richtlijnen en worden bewustgemaakt van hun verantwoordelijkheden.
• We beperken toegang van onze medewerkers tot persoonsgegevens zo veel mogelijk tot alleen dat wat noodzakelijk is voor de uitvoering van hun taken.
• Bij nieuwe projecten of het ingebruik nemen van nieuwe systemen of tools die mogelijks een impact kunnen hebben op jouw privacy, analyseren we eerst hoe we jouw rechten en onze verplichtingen rond het correct verwerken en beschermen van je persoonsgegevens kunnen garanderen.

Jouw rechten omtrent je persoonsgegevens

Je hebt recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben. Je hebt het recht om die gegevens te verbeteren of aan te vullen wanneer ze onjuist of onvolledig zijn. En je hebt het recht om gegevens te laten wissen of verwijderen, indien ze niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doelen waarvoor ze verwerkt werden. Mediaraven behoudt zich het recht voor te bepalen of je verzoek gerechtvaardigd is.

Je hebt het recht op beperking van gegevensverwerking: mocht je bezwaar hebben tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan je ons vragen om die verwerking te stoppen. Je kan ook bezwaar maken tegen de manier waarom wij gegevens verzetten (bijvoorbeeld bij marketingdoeleinden, waarbij je je kan uitschrijven op mails). Daarnaast heb je het recht om door jou verstrekte persoonsgegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of - in opdracht van jou - aan een andere partij.

Via het adres bovenaan in de privacyverklaring kan je ons contacteren om je rechten uit te oefenen. Om misbruik te voorkomen zullen we je daarbij vragen je duidelijk te identificeren en je vraag steeds goed te motiveren.

Geen enkele categorie van personen wordt door Mediaraven of door externen (in opdracht van Mediaraven) onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Klachten

Mocht je klachten hebben over de verwerking van je persoonsgegevens of over de uitoefening van je rechten, dan vragen we je rechtstreeks met ons contact op te nemen. Daarnaast heb je altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy-bescherming:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 
1000 Brussel 
commission@privacycommission.be

Wijzigingen aan deze verklaring

Mediaraven kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen. Van deze wijzigingen doen we een aankondiging op onze site. De laatste wijziging dateert van 25 mei 2018.